Seminer organizasyonu; iyi bir konuşmacıyı sahneye çıkarıp “sunumu açmak” değildir. Katılımcının salona rahat girdiği, kayıt masasının tıkır tıkır çalıştığı, sesin net duyulduğu, sunumların sorunsuz aktığı ve molada coffee break ikramına kolay ulaşıldığı bir deneyim tasarımıdır. Bu rehber sayfa; seminerinizi planlarken ihtiyaç duyacağınız kritik adımları, doğru catering kurgusunu ve hizmet başlıklarını tek yerde toplar.
Seminer Organizasyonu Nedir, Neden Zor Görünür?
Seminerlerde zorluk “kalabalık” değil, aynı anda birden fazla akışın yönetilmesidir:
- Giriş–kayıt–yönlendirme aynı anda çalışır
- Salon içi teknik düzen (ses, görüntü, mikrofon) hata kabul etmez
- Mola dakikaları kısadır; coffee break sırasında kuyruk oluşursa program kayar
- Networking bölümünde kokteyl ikramı yavaşlarsa enerji düşer
İyi plan; bu dört alanı birbirine bağlayan görünmez bir köprü kurar.
Seminer Planına Başlarken: Netleştirmeniz Gereken 7 Başlık
1) Amaç
Eğitim mi, lansman mı, bayi toplantısı mı, sektör buluşması mı? Amaç, salon düzeninden ikram tipine kadar her şeyi belirler.
2) Katılımcı Profili
Kurumsal ekip mi, dış davetliler mi, VIP misafir var mı? Karşılama ve yönlendirme dili buna göre kurulur.
3) Kişi Sayısı ve Süre
Kişi sayısı sadece sandalye değil; kayıt hızı, mola süresi ve ikram ritmi demektir.
4) Mekân Yapısı
Fuaye alanı var mı? İkram alanı nereye kurulacak? Salon girişleri dar mı geniş mi? Kuyruk riski buradan çıkar.
5) Oturma Düzeni
- Tiyatro düzeni: kalabalık seminerler
- Sınıf düzeni: not alma odaklı eğitimler
- U düzen: etkileşim ve workshop’lar
6) Teknik İhtiyaç
Sunum aktarımı, mikrofon sayısı ve türü, sahne aydınlatması, yedek ekipman; hepsi “sorunsuz akış” için planlanır.
7) Mola ve Networking Planı
Kaç mola var? Mola kaç dakika? Networking olacak mı? Coffee break ve kokteyl planı burada netleşir.
Seminer Günü Akışını “Kayan” Değil “Oturmuş” Yapan Sistem
Kayıt & Karşılama
Kayıt masası, isim listesi/QR kontrol, yaka kartı ve yönlendirme noktaları ilk teması yönetir. Katılımcı bir şey sormadan “nereye gideceğini” anlamalıdır.
Salon İçerisi: Teknik ve Zaman Disiplini
Ses net değilse içerik duyulmaz. Sunum geçişleri aksarsa dikkat dağılır. Bu yüzden konuşmacı geçişleri, mikrofon teslimi ve sunum dosyalarının kontrolü önceden kurgulanır.
Mola Yönetimi (Coffee Break)
Mola; seminerin nefes alma alanıdır. Buradaki hedef:
- Kuyruk oluşturmamak
- Katılımcıyı salona geri döndürmek
- Enerjiyi yükseltmek
Networking (Kokteyl)
Seminer sonrası sohbet ve temaslar, markanın etkisini büyütür. Kokteyl ikramı; “şık ama pratik” olmalıdır. Servis akışı yavaşlarsa networking kısa sürer.
Coffee Break Catering Rehberi
Coffee break’te en kritik kural: kolay tüketim + hızlı servis + temiz alan.
Coffee Break’te İyi Çalışan İkram Mantığı
- Tek lokmalık veya küçük porsiyonlu ürünler
- Kırıntı ve dağınıklığı az seçenekler
- Tatlı–tuzlu denge
- Hızlı tazelenebilir sunum
Örnek Coffee Break İçeriği (Kategori Bazlı)
Tuzlu atıştırmalıklar
- mini sandviç çeşitleri
- sakallı poğaça
- sigara böreği / porsiyonlu börek
Tatlı mini porsiyonlar
- mini ekler
- brownie
- mini tartölet
Masa üstü destek
- karışık kuruyemiş & cips kaseleri (kontrollü yerleşimle)
İçecek planı
- çay servisi
- kahve (filtre/istasyon opsiyonu)
- su, meyve suyu, limonata gibi soğuk içecekler
Kuyruk Olmasın Diye 3 Pratik Kural
- İkramı tek noktaya yığma; alan uygunsa masayı akışa göre konumlandır
- Bardak/peçete/çöp noktalarını ikram alanına yakın kur
- Tazeleme işi “anlık” yürüsün; masa boşaldığında değil, boşalmadan tamamla
Seminer Sonrası Kokteyl İkramları Rehberi
Kokteyl bölümünde amaç; katılımcının bir yandan sohbet ederken bir yandan kolayca ikrama ulaşmasıdır.
Kokteyl İçin Doğru Yaklaşım
- Ayakta düzene uygun, kolay tüketilen ikramlar
- Sunumda kurumsal ve temiz görüntü
- Serviste kesintisiz ritim (boşluk bırakmayan plan)
Kokteylde Sık Yapılan Hata
Çok çeşit koyup servis gücünü bölmek. İyi kokteyl; “doğru sayıda, doğru hızda” akar.
Biz Seminer Organizasyonunda Hangi Hizmetleri Sağlıyoruz?
Etkinlik Planlama ve Koordinasyon
- Program akışı ve mola kurgusu
- Mekâna göre ikram alanı planı
- Etkinlik günü koordinasyon ve ekip yönetimi
Coffee Break Catering Kurulumu
- İkram masası kurulumu ve sunum düzeni
- İçecek alanı ve servis düzeni
- Tazeleme ve alan kontrolü
Kokteyl İkramları ve Servis Akışı
- Networking bölümüne uygun kokteyl planı
- Servis personeli ile kesintisiz ikram
- Alanın düzenli ve şık kalmasını sağlayan yönetim
Bistro Masa ve Alan Yerleşimi (Opsiyon)
- Fuaye alanında sohbet düzeni
- Networking bölümünde ferahlık
Seminer Organizasyonu İçin Hızlı Kontrol Listesi
- Kayıt masası ve yönlendirme planı hazır mı?
- Sunum dosyaları ve teknik kontrol yapıldı mı?
- Mola süreleri ve coffee break masası konumu net mi?
- İçecek–bardak–peçete–çöp noktaları planlandı mı?
- Kokteyl olacaksa networking alanı kurgulandı mı?
- Servis ekibinin rol paylaşımı belirlendi mi?
İletişim
Seminerinizin katılımcı sayısını, mekânını ve mola sayısını yazın; programınıza uygun coffee break catering + kokteyl ikram planını hızlıca çıkaralım. WhatsApp/Telefon: 0532 576 40 82
